Tentang Surat-menyurat

Nama surat sudah tidak asing lagi di telinga kita. Kita tahu bahwa surat merupakan salah satu media komunikasi untuk menyampaikan suatu informasi kepada orang lain. Dalam buku Korespondensi Bahasa Indonesia, (Depdikbud, 1980:11) menyatakan bahwa surat tidak lain adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat bahan komunikasi yang dibuat seseorang baik atas nama pribadi maupun organisasi, yang disampaikan kepada seseorang baik atas nama pribadi maupun organisasi. Surat adalah alat komunikasi secara tertulis. Dan komunikasi itu akan dipandang secara efektif jika apa yang dikomunikasikan itu dapat sampai kepada tujuannya sesuai dengan sumbernya.
Selain mempunyai fungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai alat bukti secara tertulis, sebagai pengingat, sebagai bukti, pedoman dan sebagai duta organisasi. Sedangkan bahasa yang digunakan dalam menulis surat bergantung oleh “kepada siapa surat itu ditujukan?” Dengan demikian dapatlah dikatakan, bahwa bahasa surat itu dilahirkan secara tertulis. Sebelum bahasa itu ditulis di atas kertas, hendaknya dipertimbangkan terlebih dahulu, apakah sesuai dengan jenis surat yang akan ditulis.
Jenis surat yang beredar dalam masyarakat beraneka ragam, baik dilihat dari isi dan tujuannya maupun dari wujud dan sifatnya. Keanekaragaman seperti itu sangatlah wajar, karena bidang kegiatan masyarakat yang menggunakan surat itupun sangat luas. Apabila diadakan klasifikasi, maka semua surat itu dapat dikelompokkan dalam pelbagai hal seperti tersebut di bawah ini.

1. Wujud
Menurut wujudnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
 Kartu pos,
 Warkat pos,
 Surat bersampul,
 Memorandum dan nota,

2. Tujuan
Berdasarkan tujuan penulisannya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
 Surat pemberitahuan,
 Surat perintah,
 Surat permintaan/ permohonan,
 Surat susulan,
 Surat panggilan,
 Surat pengantar,
 Surat keputusan,
 Surat laporan, surat perjanjian,
 Surat penawaran, pesanan, dan lain-lain.

3. Sifat isinya
Menurut sifat isinya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
 Surat dinas, ialah surat yang memuat persoalan kedinasan dan dibuat instansi pemerintah;
 Surat pribadi, dapat dikategorikan antara lain:
a) Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan;
b) Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, misalnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan kepada suatu instansi baik pemerintah maupun perusahaan;
 Surat niaga, ialah surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh badan perusahaan;
 Surat sosial, ialah surat yang dibuat oleh pelbagai lembaga sosial;
 Telegram
Ada dua bentuk telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melalui pesawat telegraf (morse, telex dn teleprinter) dan surat telegram atau terkenal dengan nama surat kawat. Surat kawat ialah surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram dan pengirimannya dilakukan sebagai surat biasa.
 Surat pengantar, ialah surat yang berbentuk daftar yang digunakan untuk mengirimkan sesuatu bersama surat itu.

4. Jumlah penerima
Dilihat dari segi jumlah penerimanya, maka surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
 Surat biasa, yaitu surat yang dikirim kepada seseorang, seorang pejabat atau organisasi.
 Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau pejabat tertentu, dan lain-lain.
 Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat, dan lain-lain yang namanya sulit dituliskan satu per satu.

5. Keamanan isinya
Dilihat dari segi keamanan isinya, maka surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.
 Sangat rahasia
Surat semacam ini ditandai dengan “SRHS” atau “SR”. Surat yang bersifat seperti ini hanya digunakan untuk surat atau dokumen yang berhubungan erat dengan keamanan Negara.
 Rahasia (konfidensial)
Surat rahasia ditandai “RHS” atau “R”. Surat yang seperti ini hanya digunakan untuk surat atau dokumen yang isinya tidak boleh diketahui orang lain
 Biasa
Surat biasa ialah urat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau yang dapat merugikan organisasi atau pejabat yang bersangkutan, apabila isinya dibaca orang lain.

6. Urgensi penyelesaian/ pengirimannya
Berdasarkan urgensi penyelesaian/ pengirimannya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
 Sangat segera/kilat
Isi surat ini harus secepat mungkin ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya. Oleh karena itu, baik penyelesaiannya maupun pengirimannya harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya.
 Segera
Isi yang bersifat “segera” ini harus segera ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya. Akan tetapi tidak perlu dalam waktu yang sesingkat-singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera/ kilat”.
 Biasa
Surat yang bersifat seperti ini tidak memerlukan tanggapan penyelesaian yang cepat. Pengurusannya dilakukan menurut urutan masuk saja. Namun, tidak berarti surat seperti ini tidak memerlukan jawaban.

Daftar Rujukan

Depdikbud. 1980. Korespondensi Bahasa Indonesia. Jakarta: P.T Grafitas Offset.